平成生まれが30代からの生き方を考える

20代のサラリーマンが人生とは何かについて考えます

イベントのスタッフ責任者をやることになったので、大事だと思うことを3つにまとめてみた

こんにちは。tanigu12です。


突然ながら、友人の主催する公演のお手伝いをやることになりました。


公演スタッフは過去に何回かやったことがあるのですが、
3〜4年前になりますので、かなり久しぶりという感じです。


これはいい機会だ、と思ったので、
スタッフをやる上で大事だと思う考え方をピックアップしてみました。



すると、
大体3つぐらいしかないなと思ったので、



これはいい感じにまとまったのでは!!(自画自賛)



ということで私の考え方を紹介いたします。

今回私がやるのはお客様100名規模の公演です。
また、お客様対応スタッフの責任者としての目線で書いています。
それ以外のお仕事については書いていないのでご了承ください。


目次

その1 ~ どんな時でもお客さんをリードできるようにする


あなたが公演の準備として責任者になった場合、まず何をするでしょうか。



私は、何も知らない状態だったので、
まずは自分が公演の概要を理解しなくては、
と思い統括の人と打ち合わせをしました。



これで概要はつかみましたが、
後は本番までに何をしたらいいのかと考えた時に、
まずこんな軸で考えてみました。



何回か公演スタッフをやってきた経験からですが、


「お客様が会場に来てから、帰る瞬間まで、どんな時でもお客様をリードできるようにしよう」



という軸で準備を進めていきました。

  • まず会場に来たらどこへ行けばいいのか
  • どこで待っていればいいのか
  • トイレに行きたくなったらどうすればいいのか


どんなタイミングでも、お客様に「次はこうしてくださいね」という誘導ができるようにしておきたいです。

お客様が会場にいる間のスケジュールをイメージしながら考えていけば、
自然と全体の想定も深まっていくと思います。



もちろん、どんな時でも、ということですから、
イレギュラーが発生した時もリードできるように準備しておかなければいけません。

  • 落し物をしてしまったら
  • 具合が悪くなったら
  • 子供が迷子になってしまったら


イレギュラーの場合については、
ブレスト形式でたくさん考えればより安心でしょう。


またこうして考えておけば、
回答を準備できるので、
お客様からの想定質問集も作れるのではないかと思います。



ですが、どうしても想定外というものは排除できません。
そんな時は、心構えを明確にしておきましょう。


とにかくお客さんのことを第一に、とか
ディズニーのキャストさんのように、などの目指すべき方向性も、示しておくと良いと思います。


これで、当日の理解はかなり深まっているはずです。


その2 ~ スタッフが何を知っているのかを理解しておく


2つ目の軸は、上記の理解をスタッフ全員が出来るようにしておくことです。



「当日のスタッフさんは、この公演のことをどこまで知っているだろう」



ということを軸に準備を進めていきます。


スタッフさんは、急遽お手伝いとして来る人も多いでしょうし、
当日まで具体的には何をするのか知らない人もいるでしょう。


当日にいきなり全てを説明されても、
なかなかスムーズにお客様対応をしてもらうのは難しいでしょう。


そのために、私が、
事前にスタッフが知っておいたほうがいいと思うことをまとめておきます。



場合によっては、
スタッフのセリフまで決めておく必要があるでしょうし、
お客様からの想定質問集が必要になるかもしれません。


スタッフが安心して当日を迎えられるようにしてあげます。


その3 ~ お金の管理はしっかりと


最後は、後でトラブルになりがちなお金の管理です。


参加者数と金額があわない、
誰が管理していたかわからない、という状況になってしまうと、
せっかく公演がうまくいったのに、非常に残念な結果になってしまいます。


お客様からいただくお金である以上、しっかりと管理体制を整えましょう。


この3点を軸に私は準備をしています。


いかがでしたでしょうか。


本番は一週間後なので、上手くいくように頑張りたいと思います!


ありがとうございました。